Asesores fiscales
El reto
Durante años, el equipo de Estudio Marés trabajó con un flujo roto entre presupuestos y facturas. Cada proyecto arrancaba con un presupuesto en una plantilla de Excel y, cuando el cliente lo aprobaba, alguien tenía que volver a teclear los mismos conceptos, importes e impuestos en otra plantilla para emitir la factura. El proceso era lento, propenso a errores y difícil de auditar. Con la llegada de Verifactu, además, mantener cada factura conforme a la normativa de forma manual se volvió inviable. Probaron con plantillas más estrictas y revisiones manuales, pero el problema no era el método: era la herramienta.
“Emitíamos un presupuesto, el cliente lo aceptaba y teníamos que recrearlo todo desde cero para facturar. Era duplicar el trabajo y multiplicar los errores.”
Javier Marés, Director financiero, Estudio Marés
Lo que necesitaba Estudio Marés
Estudio Marés tenía tres prioridades: (1) Convertir un presupuesto aprobado en factura sin volver a introducir ni un solo dato. (2) Que cada factura fuese conforme con Verifactu de forma automática, sin depender de que alguien revisara la normativa. (3) Tener visibilidad en tiempo real del estado de cada presupuesto y cada factura, sin perseguir información entre archivos de Excel.
La solución
Estudio Marés puso en marcha Contia en pocos días. El equipo importó su catálogo de servicios y sus clientes, y empezó a crear presupuestos directamente en la plataforma. Cuando un cliente acepta un presupuesto, se convierte en factura conforme con Verifactu con un solo clic, conservando conceptos, importes e impuestos. Se acabaron las plantillas de Excel y recrear todo a mano. Por primera vez, Javier tenía un panel con el estado de cada presupuesto y cada factura, siempre al día y conforme con la AEAT.
“La puesta en marcha fue sorprendentemente rápida. Esperaba semanas de configuración y en pocos días ya estábamos facturando con Contia.”
Javier Marés, Director financiero, Estudio Marés
Los resultados
Emitir una factura pasó a ser tres veces más rápido, porque ya no hay que recrear nada: el presupuesto aprobado se convierte en factura al instante. El 100% de las facturas salen conformes con Verifactu, sin revisiones manuales, y el equipo dejó de usar plantillas de Excel por completo. Ese tiempo se redirigió a atender a los clientes y a los proyectos creativos. Estudio Marés usa hoy Contia como única fuente de verdad para presupuestos, facturas y clientes.
“No es solo que facturemos más rápido. Es que las facturas salen bien y conformes a la primera. Ya no encontramos errores después: emitimos y confiamos en los datos.”
Javier Marés, Director financiero, Estudio Marés
