Empresas
El reto
Cuando Techlify tenía 10 personas, cobrar a los clientes era informal y manejable. Con 45 personas, el mismo método era un caos. Sara perseguía los cobros a mano: enviaba facturas en PDF por email, reenviaba recordatorios y anotaba en un Excel quién había pagado y quién no.
No tenía una visión clara de qué facturas estaban cobradas y cuáles pendientes, ni forma de que el cliente consultara su estado sin escribirle. Las facturas se acumulaban en el correo, los cobros se retrasaban semanas y el CEO le pedía cifras que no tenía a mano. El cierre de mes le llevaba dos días enteros.
“Yo era el cuello de botella. Me pasaba el día persiguiendo cobros por email mientras el CEO me pedía números que no tenía a mano.”
Sara Giralt, Responsable de finanzas, Techlify
Lo que necesitaba Techlify
Techlify necesitaba resolver dos cosas a la vez: quitarle a Sara el trabajo manual de perseguir cobros sin perder el control de la facturación, y dar a los clientes una forma autónoma de consultar sus facturas y presupuestos. La solución tenía que ser lo bastante sencilla para que cada cliente entrara por su cuenta, en un portal con la marca de Techlify.
La solución
Techlify puso en marcha Contia en una sola tarde. Sara activó el portal del cliente con la marca de Techlify, donde cada cliente ve sus facturas y presupuestos, su estado de cobro y puede pagar en línea.
El problema del correo desapareció de inmediato. Los clientes dejaron de escribir para preguntar por sus facturas: entraban al portal y lo veían todo. Cada factura sale conforme con Verifactu y Sara dispone por primera vez de un panel en tiempo real con el estado de cada cobro.
Los resultados
Los emails de seguimiento cayeron un 80% en la primera semana: los clientes resolvían sus dudas en el portal en lugar de escribir. El tiempo medio de cobro pasó de semanas a 24 horas y el cierre de mes bajó de dos días a tres horas. Techlify usa hoy Contia para toda su facturación y presupuestos, con cada cliente gestionando su cuenta desde el portal.
Al centralizar facturas, presupuestos y cobros en un mismo sitio, el equipo pasó de reaccionar a tener el control de toda su facturación.
“Lo que más me sorprendió fue lo rápido que se adaptaron los clientes. Nadie se quejó del portal: era más cómodo para todos, así que todos lo usaron.”
Sara Giralt, Responsable de finanzas, Techlify
